Neem contact op

Efficiënter werken door OCR

Elk bedrijf zoekt manieren om zo efficiënt mogelijk te werken. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat de klanten tevreden zijn. thyssenkrupp Materials Belgium zorgt voor meer efficiëntie door gebruik te maken van OCR-software.

Je hebt vast al van OCR gehoord, alleen is het misschien nog niet helemaal duidelijk wat het precies is en hoe het van toegevoegde waarde kan zijn. Simpel gezegd is het een tekstherkenningssysteem waarmee tekst uit documenten (pdf’s, e-mails, etc.) kan geëxtraheerd worden in machine leesbare tekst. In dit artikel vertellen we jou wat OCR is, hoe het werkt en hoe thyssenkrupp Materials Belgium dit geïmplementeerd heeft in haar bedrijfsprocessen.

Wat is OCR? 

Wat is OCR? 

OCR

OCR is de afkorting voor Optical Character Recognition, ofwel optische tekenherkenning. Dit is een technologie die beelden van gedrukte en digitale documenten kan omzetten in een bewerkbare tekst. Dit betekent dat je bijvoorbeeld een PDF-bestand kunt scannen met een OCR-programma en de inhoud van het bestand vervolgens in een document kunt invoegen of de gegevens die in het PDF-bestand staan kunt gebruiken om een werkproces te automatiseren.

Dit is handig om bepaalde processen zoals orderverwerking, factuurverwerking of logistieke documentstromen te optimaliseren en de nauwkeurigheid van de data overbrenging te verhogen. Alleen kost tekstherkenning tijd en moet de OCR technologie getraind worden door het te voeden met gegevens. Zo wordt het systeem na verloop van tijd steeds nauwkeuriger en beter.

Hoe werkt OCR?

OCR werkt eigenlijk hetzelfde als het menselijk vermogen om een tekst te lezen, en patronen en tekens te herkennen. Een persoon leest de tekst en haalt er dan de nodige informatie uit door de gegevens handmatig in te voeren in een systeem, databestand of database. 

Bij OCR verloopt dit net iets anders. De technologie verbetert de kwaliteit van een gescande tekst of afbeelding en volgt dan verschillende stappen om de vastgelegde gegevens te extraheren. Om OCR goed te laten werken moet de kwaliteit van het beeld kwalitatief zijn. Hoe duidelijker en beter de afbeelding of het gescande document, hoe nauwkeuriger de data-entry, ook al zoekt de OCR technologie automatisch naar fouten en verbetert waar nodig. Daarna segmenteert OCR het document in regels tekst, verdeelt die in secties en herkent vervolgens de tekst in elk deel, met behulp van algoritmes, om de nauwkeurigheid te verbeteren.

Waarvoor gebruiken wij OCR?

Waarvoor gebruiken wij OCR?

Vrouw met documenten in map

Bij thyssenkrupp Materials Belgium scant de OCR software inkomende facturen van leveranciers en offerte-aanvragen en orders van klanten. Nadat die gegevens geverifieerd zijn, worden deze overgedragen naar het ERP systeem.

Bij aanvang van de implementatie is de herkenning nog niet 100% en kan er handmatig via de software aangeduid worden waar bepaalde informatie staat. Bij een volgende aanvraag van dezelfde klant, weet de tool bijvoorbeeld waar de klantnaam en gewenste leverdatum staan en vult deze automatisch. In die zin is de tool dus lerend en wordt er steeds meer automatisch herkend.

OCR herkent dus de velden die op het PDF document van de klant staan en zet deze in het ERP systeem. Zo worden bijvoorbeeld de artikelen, de klantnaam of de gewenste leverdatum herkend en ingevuld in ons ERP programma.

Door gebruik te maken van OCR, en door dit voor een langere periode te hanteren, wordt de tool steeds slimmer en zijn er steeds minder manuele handelingen nodig om een order- en offerteaanvraag in het ERP systeem te krijgen. Dit levert een tijdsbesparing op voor de medewerkers die onze standaardproducten verkopen en verkleint de kans op fouten aanzienlijk.

Bovendien krijgt de klant zijn offerte sneller en worden de orders verwerkt met een hogere nauwkeurigheid, vertelt business manager Filip Van Nieuwenhuyze, die verantwoordelijk was voor de OCR implementatie binnen thyssenkrupp Materials Belgium.

Hieronder lijsten we de voordelen nog eens op:

  • Digitaliseert documenten binnen seconden 🗸 – De OCR-software haalt binnen enkele seconden gegevens uit documenten en zet ze om in een gedigitaliseerd formaat, waardoor we papierloos kunnen werken.

  • Hogere nauwkeurigheid 🗸 – OCR heeft een hogere nauwkeurigheid dan handmatige data-ingave, wat vaak langzamer en inefficiënt wordt uitgevoerd binnen organisaties.

  • Vermindering van handmatige invoerfouten 🗸 – Fouten komen vaak voor wanneer mensen werken aan repetitieve taken, zoals het handmatig invoeren van gegevens. OCR automatiseert dit proces, waardoor menselijke fouten worden verminderd.

  • Snellere doorlooptijd 🗸 – Traditionele documentverwerking heeft vaak veel trage en omslachtige taken die problemen opleveren. Het handmatig verifiëren en extraheren van gegevens kan zo 10 tot 20 minuten per document in beslag nemen, terwijl traditionele OCR dat in minder dan de helft van de tijd kan.

  • Kostenbesparing 🗸 – Aangezien OCR snellere doorlooptijden mogelijk maakt, vervelende taken automatiseert, en fouten in de data-ingave minimaliseert, worden de algemene kosten aanzienlijk verlaagd. Dit brengt ons bij een van de belangrijkste voordelen, namelijk kostenreductie.

  • Verbeterde klantervaring 🗸 – Er zijn veel gevallen waarin OCR helpt de klantervaring te verbeteren. Door te automatiseren en handmatige taken te elimineren worden aanvragen sneller ingevoerd en verwerkt en krijgt de klant dan ook sneller zijn offerte doorgestuurd.

Ervaar onze snelle dienstverlening. Vraag je offerte aan!

thyssenkrupp Materials Belgium is een groothandel voor producten in staal, rvs en aluminium. Alle producten zijn verkrijgbaar in zowel grote als kleine hoeveelheden tegen een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding en met een snelle en betrouwbare levering.

Naast het uitgebreid assortiment in rvs, staal en aluminium producten bieden wij ook tal van bewerkingsmogelijkheden aan zoals lasersnijden van buis en plaat tot zelf het ondersteunen van complete projecten.

Neem contact met ons op als je vragen hebt op het gebied van roestvast staal, onze andere producten, bewerkingen of ondersteunende diensten. Ons technisch team helpt je graag verder bij de selectie van het juiste materiaal of het maken van een prijsvergelijk.