In de eerste fase van het project, ook wel bekend als de initiatiefase, wordt het oorspronkelijke idee van het project grondig onderzocht en ontwikkeld. Het hoofddoel van deze fase is om te bepalen of het project levensvatbaar is. Daarnaast wordt er gekeken naar potentiële uitvoerders en betrokken partijen, en wordt er geëvalueerd of er voldoende steun is van belanghebbenden.

De (beoogde) projectleider stelt tijdens deze fase een gedetailleerd projectvoorstel op, waarin alle bovengenoemde aspecten worden beschreven. Dit voorstel kan variëren van een businessplan tot subsidieaanvragen. Potentiële partners beoordelen dit voorstel en zullen bij goedkeuring de benodigde financiering verstrekken. Zodra het voorstel is goedgekeurd, wordt het project officieel gelanceerd.

Na goedkeuring van het projectplan start de tweede fase: de definitiefase. In deze cruciale fase worden de vereisten en verwachtingen voor het projectresultaat grondig en nauwkeurig vastgesteld. Het doel is om een helder beeld te krijgen van de behoeften en wensen van alle betrokken partijen met betrekking tot het gewenste resultaat.

Belangrijke vragen worden gesteld om de specificaties van het projectresultaat te verduidelijken. Door deze vragen grondig te beantwoorden en alle aspecten van het gewenste resultaat te verduidelijken, legt de definitiefase een stevig fundament voor het succes van het project.

Met de lijst van eisen en wensen die voortkomen uit de definitiefase, kunnen strategische ontwerpbeslissingen worden genomen. In de ontwerpfase wordt een ontwerp of meerdere ontwerpen gecreëerd met als doel het gewenste projectresultaat te bereiken. Afhankelijk van de aard van het project, kan dit variëren van prototypes, flowcharts tot productie-schema's en meer.

Na zorgvuldige evaluatie van de ontwerpen wordt een definitieve keuze gemaakt voor het te realiseren ontwerp.

Tijdens de voorbereidingsfase wordt alles nauwgezet geregeld om de succesvolle uitvoering van het project te waarborgen. Leveranciers of onderaannemers worden ingeschakeld, een gedetailleerd draaiboek wordt opgesteld, benodigde materialen en hulpmiddelen worden besteld en instructies worden aan het personeel verstrekt. Deze fase wordt als afgerond beschouwd zodra de uitvoering van het project kan beginnen. Alle benodigde informatie moet duidelijk zijn voor de uitvoerende partijen.

Tijdens de realisatiefase wordt het project tastbaar en zichtbaar voor alle betrokkenen. Hier vindt de feitelijke uitvoering van het projectresultaat plaats. Grondstoffen worden geleverd, constructeurs assembleren en ingenieurs ondersteunen door controles en metingen. Het is de fase waarin het project voor buitenstaanders echt begint te leven en het wordt gezien als de actieve 'doe'-fase.

Aan het einde van de realisatiefase wordt het resultaat grondig gecontroleerd aan de hand van de oorspronkelijke eisen en wensen uit de definitiefase, evenals de ontwerpen. Er worden bijvoorbeeld testen uitgevoerd, er wordt gecontroleerd of de assemblage volgens afspraak is uitgevoerd en of de gebruikte materialen overeenkomen met de specificaties uit de definitiefase. Indien het resultaat aan alle eisen voldoet en overeenkomt met de ontwerpen, wordt deze fase afgesloten.

Een cruciale, maar vaak over het hoofd geziene fase is de nazorgfase. Hierin worden alle benodigde stappen ondernomen om het projectresultaat succesvol te implementeren. Activiteiten in deze fase omvatten het opstellen van handleidingen, het bieden van instructies en training aan gebruikers, het opzetten van een helpdesk, het onderhouden van het resultaat, het evalueren van het project zelf, het opstellen van een projectverslag, het overdragen naar beheerders, het ontbinden van het projectteam, en meer.

Een essentiële vraag die in deze fase wordt gesteld, is wanneer en waar het project eindigt. Er wordt vaak gezegd onder projectleiders dat de eerste 90% van een project snel verloopt, terwijl de laatste 10% nog jaren kan duren. Het is daarom van groot belang om bij aanvang van het project goed na te denken over de projectgrenzen, zodat de nazorgfase het project effectief kan afsluiten zodra deze grenzen zijn bereikt.